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Sphère d’activité

Les services administratifs

Les services administratifs jouent un rôle central dans toutes les organisations, puisque leur personnel gère les budgets, l'information, la répartition du travail, etc. Autrement dit, le bon fonctionnement d'une entreprise dépend pour beaucoup de la maind'œuvre du secteur administratif.

Au cours des vingt dernières années, celle-ci s'est distinguée par sa capacité d'adaptation qui fut régulièrement mise à l'épreuve, car plus l'informatisation se généralisait et plus les tâches des travailleurs se modifiaient. Le personnel de bureau et de secrétariat fut particulièrement touché, étant donné l'ampleur des bouleversements générés par la bureautique.

Cette révolution a encore des conséquences sur les exigences actuelles en matière d'emploi. Ainsi, les secrétaires doivent maintenant maîtriser l'ensemble des logiciels de bureau usuels, en plus du traitement de texte, de l'Internet et du courrier électronique. Savoir s'adapter vite et bien demeure donc essentiel : d'une part, les outils informatiques utilisés par les services administratifs évoluent à un rythme effréné; d'autre part, l'ouverture des marchés engendre d'autres pratiques et des attentes inédites; enfin, la clientèle québécoise elle-même se diversifie et impose aux organisations de revoir leurs façons de procéder.

La gestion du changement vient donc s'ajouter à la mission de l'administrateur. On mise sur son sens de l'innovation et sur son dynamisme pour harmoniser le développement de l'entreprise avec les nouvelles règles du jeu des affaires. On lui demande aussi de faire preuve de leadership dans les situations incertaines et d'être un communicateur persuasif, capable de mobiliser ses troupes dans les situations de changement.

Ces mêmes facultés de s'exprimer, d'écouter, de comprendre et de se faire comprendre sont pareillement indispensables aux personnes qui travaillent dans le domaine du commerce international. On comprend donc que, dans ce domaine, les techniciens doivent généralement manier l'anglais avec aisance et que la connaissance d'autres langues constitue un atout. Les différences culturelles exigent par ailleurs une ouverture d'esprit hors du commun. La patience et la persévérance sont également de mise, car les négociations d'affaires à l'étranger ne se font pas nécessairement au même rythme qu'au Québec.

Jusqu'à un certain point, ce qui précède vaut aussi pour les techniciens et adjoints administratifs qui, selon les nouvelles tendances, coiffent fréquemment le chapeau des absents. Ils peuvent par exemple devoir participer aux missions commerciales quand aucun employé n'assume cette fonction dans l'entreprise. De même, on leur confie parfois la charge d'embaucher du personnel là où personne n'a ce mandat particulier. D'ailleurs, entre deux bons candidats – donc entre deux candidats très polyvalents –, les compétences en gestion des ressources humaines font maintenant la différence aux yeux de nombreux employeurs. Par ailleurs, les secrétaires qui possèdent cette aptitude sont les préférées de plusieurs employeurs, à condition qu'elles s'expriment aussi impeccablement qu'elles rédigent, que ce soit en français ou en anglais. L'exigence du bilinguisme à l'écrit se justifie notamment par le fait que la révision et la traduction de textes s'inscrivent de plus en plus souvent dans l'éventail de leurs tâches. Enfin, la créativité est une faculté de plus en plus recherchée chez les secrétaires, puisque la conception et la présentation visuelle des documents qu'elles produisent contribuent à façonner l'image de l'entreprise. Il en va de même des réceptionnistes qui, par l'accueil qu'elles réservent aux visiteurs et aux clients, donnent à l'entreprise un visage accueillant.

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